31 de diciembre del 1969

El timeboxing para mejorar la gestión de tu tiempo Asana, el software de organización de proyectos, define el timeboxing como “una estrategia de gestión del tiempo orientada a los objetivos, que puede ayudarte a aumentar la productividad y evitar la procrastinación”. La clave está en planificar con anticipación el tiempo que crees que te llevará finalizar una tarea, de forma que puedas dedicarle bloques de tiempo a cada uno de tus pendientes. “Puedes usar el timeboxing para planificar tareas individuales, ayudar a tu equipo con la organización o gestionar reuniones de manera más efectiva. Las tres estrategias de la técnica se basan en la misma metodología. Pero independientemente del motivo por el que quieras implementarlo, el primer paso es decidir si establecerás un bloque de tiempo rígido o flexible”, explican desde la plataforma. Bloque de tiempo rígido: Si optas por este modo, debes interrumpir la tarea que estés llevando a cabo cuando alcances el límite de tiempo establecido, incluso si no la has terminado. La recomiendan para espíritus perfeccionistas con dificultad para dar por terminados sus trabajos, y para quienes necesitan abordar todos los temas de su agenda durante una reunión, por ejemplo. Bloque de tiempo flexible: Aquí el límite de tiempo establecido puede alargarse o acortarse según necesidades. Recomendable cuando necesitas organizar trabajos complejos y no tienes claro cuánto tiempo llevará finalizaros. “Durante una reunión, los bloques de tiempo flexibles pueden ayudarte a mantenerte encaminado sin tener que interrumpir la conversación, tal como sucedería en caso de definir un bloque de tiempo rígido”, explican desde Asana. Consejos para usar la técnica y organizar bien tu trabajo Desde la plataforma dan una serie de pautas para gestionar el tiempo de manera eficaz, que mejoran la concentración y combaten la procrastinación. 1.-Prioriza los bloques de tiempo establecidos. Recomiendan que, por muy ocupada que estés, no sucumbas ante la tentación de reprogramar o cancelar los bloques de tiempo reservados para ese día. Es un compromiso que adquieres contigo misma y, “del mismo modo que no cancelarías una reunión con un miembro del equipo a último momento a menos que sea absolutamente necesario, tampoco debes cancelar un bloque de tiempo”. 2.-Visualiza tu tiempo. Programar el tiempo en el calendario te ayuda a visualizar qué límite tienes para cada tarea y a cumplir con los horarios, además de que le permite saber a tu equipo los momentos en los que no estarás disponible. 3.-Configura un temporizador. Independientemente de que elijas un bloque rígido o flexible, es aconsejable que utilices un temporizador que te indique cuándo ha concluido tu tiempo. Así podrás trabajar sin tener que pensar en la hora y centrarte de lleno en tu trabajo. 4.-Desactiva notificaciones. Un básico a la hora de trabajar la concentración es colgar el cartel de “no molestar”, algo que puedes activar en tu móvil, evitando así interrupciones y distracciones que te alejarán de tu objetivo. 5.-Tómate descansos entre bloques de tiempo. No se trata de hacerlo todo, de hecho, en Asana aclaran que “las estrategias de gestión del tiempo son una forma de maximizar tu eficiencia y lograr el mayor impacto posible en tu trabajo”, por lo que siempre que realices un trabajo que requiera de mucha concentración, debes tomar descansos breves entre bloques de tiempo, aunque solo sea para ponerte de pie y estirar o beber un poco de agua. 6.-Registra todo el trabajo que tienes que hacer. Para crear un bloque de tiempo, es fundamental saber qué tienes que hacer. Haz una lista de tareas pendientes y prioriza lo que requiere de tu atención inmediata. 7.-Agrupa tareas similares. Cambiar entre tareas implica tiempo y energía mental, por lo que desde la plataforma, proponen agrupar tareas similares en bloques de tiempo consecutivos. Esto ayudará a que tu cerebro se mantenga en la misma sintonía y a pasar de un bloque a otro sin perder concentración.